Was ist mit unseren Excel-Tabellen und Zeichnungen?
Eine sehr gute Frage, denn genau daran scheitern einfache KI-Lösungen oft still und leise. Tabellen, technische Zeichnungen und gescannte Dokumente brauchen jeweils eine eigene Aufbereitung. Machbar ist das, aber es gehört zu den Punkten, die man vor dem Start prüfen muss.
Warum das überhaupt ein Problem ist
Ein KI-Wissensmanagementsystem (RAG) zerlegt Dokumente in handliche Abschnitte, damit die Suche später die passenden Stellen findet. Bei Fließtext funktioniert das gut. Bei allem anderen wird es heikel, wenn man es naiv macht.
Tabellen. Wird eine Excel-Tabelle wie Fließtext zerschnitten, verliert eine Zahl schnell ihren Spaltenkopf und ihre Zeile. Aus „Wartungsintervall Pumpe Typ 3: 6 Monate“ wird dann ein zusammenhangloses „6 Monate“, das die KI der falschen Anlage zuordnet. Deshalb behandelt ein sauber gebautes System Tabellen als Tabellen: Struktur erhalten, Überschriften mitführen, bei großen Datenbeständen die Tabelle direkt abfragen statt sie zu zerlegen.
Technische Zeichnungen und Scans. Ein Scan ist für den Computer erst einmal nur ein Bild. Damit die Inhalte abfragbar werden, braucht es Texterkennung und für Zeichnungen KI-Modelle, die auch mit Bildinhalten umgehen können. Das ist inzwischen gut machbar, kostet aber Aufbereitungsaufwand, und die Qualität hängt stark vom Ausgangsmaterial ab. Ein sauberer Scan von 2020 ist dankbarer als ein vergilbtes Fax von 1998.
Zahlen aus ERP und Datenbanken. Kennzahlen, Bestände und Aufträge sollte man nicht als Dokumente durchsuchen, sondern direkt an der Quelle abfragen. Dafür gibt es einen eigenen Ansatz: Die KI übersetzt die Frage in eine Datenbank-Abfrage, und die Zahlen kommen exakt aus dem System statt aus einem Textfundstück. Das ist der zuverlässigste Weg für alles, was stimmen muss.
Warum ich das so betone
Gerade in produzierenden Betrieben steckt das wertvolle Wissen selten in schön formatierten Textdokumenten. Es steckt in Stücklisten, Prüfprotokollen, Zeichnungsständen, Aufmaßen und gewachsenen Excel-Dateien. Ein Anbieter, der Ihnen ein Wissenssystem verkauft, ohne nach genau diesen Formaten zu fragen, hat Ihren Betrieb nicht verstanden.
Was das für Ihren Betrieb heißt
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme: In welchen Formen liegt Ihr Wissen vor, welche Formate sind kritisch, was davon lohnt die Aufbereitung? Oft ergibt sich daraus eine klare Reihenfolge, zum Beispiel erst die Projektberichte und Protokolle, dann die Tabellenwelt, Zeichnungen gezielt dort, wo sie häufig gebraucht werden. So wächst das System entlang des Nutzens statt als Großprojekt.
Wie sieht das bei Ihnen aus?
Ich suche gerade Betriebe, die das System mit echten Unterlagen erproben. Und ich rede mit vielen darüber, wo ihr Wissen wirklich steckt. Beides gerne auch mit Ihnen.